Как высокие технологии помогают поддерживать дисциплину?

Специалисты одной ИТ-компании разработали программу, позволяющую перехватывать и анализировать разговоры сотрудников по рабочим мобильным телефонам. За открытием последовали вопросы, главный из которых – приносят ли новые методики оценки производительности труда пользу компании и сотрудникам?

В условиях кризиса желание руководства тщательнее контролировать рабочий процесс, в том числе, корпоративные коммуникации, усилилось.

Какие же существуют технологии контроля рабочего процесса? Могут ли они приносить пользу не только работодателю, но и сотрудникам.

Электронные системы организации рабочего процесса

Во время кризиса работодатели особенно внимательно следят за трудовой дисциплиной персонала. Урезая бюджет, они вынуждены отказываться от услуг специалистов с низкой производительностью труда.

«С ухудшением экономики подавляющее большинство работодателей провели оптимизацию численности, сохранив самый квалифицированный, работоспособный и лояльный компании персонал, который сможет работать за двоих, совмещая несколько функций», - замечает руководитель департамента по работе с персоналом Job.ru Инна Державина. - За бортом также рискуют оказаться те, кто срывает дедлайны, регулярно опаздывает на работу или посвящает рабочее время решению личных проблем.

Повысить эффективность командной работы и отследить личный прогресс сотрудников в выполнении заданий помогут системы организации и контроля рабочего процесса. Среди наиболее известных ресурсов – Pyrus, CrocoTime, Wooboard, «Стахановец», «Мегаплан». С их помощью работодатель в любой момент может проверить, находится ли тот или иной сотрудник на рабочем месте и выполняет ли он свои прямые обязанности.

«Теперь, если кто-либо из сотрудников не выходит на работу, система учёта рабочего времени фиксирует это», - делится опытом работы с CrocoTime начальник отдела кадров B2B-Center Алина Искендерова. - Статистика CrocoTime обновляется раз в пять минут, и мы можем оперативно связаться с руководителем отдела и выяснить причину отсутствия подчинённого».

Наряду с учетом «посещаемости», ресурсы помогают определить, кто из сотрудников сидит в социальных сетях или играет в онлайн-игры в рабочее время.

Наибольшую пользу внедрение электронных системы организации и контроля рабочего процесса принесет руководителям крупных компаний. По данным аналитиков сервиса «Стахановец», в организациях, штат которых превышает 50 человек, сотрудники тратят на решение деловых задач только 38% рабочего времени.

В «плюсе» остаются и наемные работники – тщательный контроль за рабочим процессом позволяет выделять и премировать наиболее эффективных членов команды. Это повышает мотивацию к труду. Кроме того, внимание к личному прогрессу каждого отдельного сотрудника помогает пересмотреть систему оплаты: работники, справляющиеся с большим объемом задач, смогут получать больше, чем их неорганизованные коллеги.

Контроль за поведением в социальных сетях и запрет на мессенджеры

Особое внимание сотрудники служб безопасности крупных компаний уделяют и содержанию страничек сотрудников в социальных сетях.

«Пост сотрудника может разрушить репутацию компании, если он напишет о задержке зарплаты, сорванной сделке или готовящихся сокращениях», - уверен основатель компании Sidorin Lab Дмитрий Сидорин.

Заинтересованные в своей деловой репутации руководители интересуются не только постами о компании и селфи с рабочего места, но и списками «друзей» и подписками подчиненных. Если в друзьях есть сотрудники фирм-конкурентов и журналисты профильных изданий, работник может попасть в «группу риска».

Немало подозрений вызывает и деловая переписка в мессенджерах. Например, руководитель компании «Мегаплан» Сергей Козлов предпочел закрыть доступ сотрудников к Telegram, чтобы «история общения оставалась в компании».

«Да, я был вынужден закрыть доступ к Telegram из офиса, чем вызвал волну негодования. Как и любой гендиректор, я хотел знать, чем заняты мои люди и есть ли проблемы в работе. Что я мог предложить? Только достойную замену. Поэтому поставил перед разработчиками задачу – сделать чат, в котором было бы не менее удобно общаться. Теперь обсуждаем задачи, не выходя из «Мегаплана», а история общения остается в компании», - заявляет Сергей Козлов.

Как избежать негативной реакции сотрудников?

Не все сотрудники готовы работать под постоянным контролем со стороны руководства. Наиболее негативно воспринимается желание отслеживать звонки с корпоративных сим-карт и переписку с рабочих компьютеров. Отечественные правозащитники считают подобный контроль нарушением конституционных прав трудящихся и называют любую «офисную прослушку» незаконной.

Главным механизмом борьбы с негативной реакцией эксперты считают открытый и честный диалог с коллективом.

Работники должны знать, какие механизмы контроля будут внедрены, и как это отразится на оценке их деятельности.

Большинство руководителей считает, что сотрудники компании должны быть в курсе того, что за их работой наблюдают. Так они не смогут скомпрометировать себя случайно и успеют перестроить свою работу в соответствии с новыми требованиями.

«Как правило, сотрудники не любят нововведения, поэтому имеет смысл и материально заинтересовать их, - считают создатели сервиса Planado. - Один из возможных способов мотивации – проведение сертификации команд или офисов, которые соответствуют высоким стандартам работы и поддерживают их на протяжении долгого времени». Сотрудников-«чемпионов», которые показывают наиболее высокие результаты в работе с новой системой оценивания, можно наградить премией.

Важно объяснить подчиненным, что внедрение новых систем контроля рабочего процесса выгодно для них ничуть не меньше, чем для руководства. Если сотрудник справляется со своими задачами в срок, то по результатам проверок он получит поощрение.

Для того, чтобы внедрение новых механизмов контроля рабочего процесса прошло «безболезненно» для коллектива, необходимо:

1.     Заранее сообщить сотрудникам о введении новых методик оценки их деятельности. Рассказать, что именно будет анализировать электронная система (посещаемость, количество часов работы, использование рабочего компьютера и офисной техники для личных нужд, своевременность выполнения рабочих задач и т.д.).

2.     Объяснить, что нововведение принесет пользу не только руководству, но и коллективу (сотрудники, привыкшие прятаться за спинами коллег, перестанут «тормозить» работу команды, наиболее трудолюбивых и ответственных ждет награда).

3.     Быть готовым неоднократно ответить на вопросы подчиненных о нововведении.

4.     Разработать программы поощрения для сотрудников, демонстрирующих в новых условиях наибольшую производительность труда (премии и прибавки к заработной плате).

5.     Повысить мотивацию работников, устраивая корпоративные соревнования между отделами и сотрудниками, занимающими одинаковые должности. Наградить тех, кто продемонстрирует наилучшие результаты.